一．采购管理的功能和目标

通常，采购部门能够掌握企业近一半的销售金额，减少材料成本对一个企业的经营管理状况有着最大的效益。另外，企业可以以现有的人员，常常不需要额外的支出或投资就能降低材料成本。

尽管以适当的价格、适时地从合格的供应商采购材料，是采购管理最明显不过的目标，但是达成这一目标的重要性却很少真正地被企业的管理层所认识。企业的高阶管理层都应该认识到以下关键性的采购原则：

（1）参与采购：许多高阶管理人员对采购的作用并不熟悉，所以将自己与采购部门隔离开来，而是应该参与进来。

（2）关注重要的部件：通常在所有的材料中有少数的部分，占用全部材料成本的比重较大，或是交货期较长，或者其品质不易保证等，应该将这些材料列为重要的部件。应该保证采购人员在这些重要部件的选择、交货期控制和周转上花费最多的工作时间。

（3）不要加速完成采购：要允许采购部门充分运用其创造力和专业经验，以尽可能低的价格、在正确的时间采购正确数量的合格材料。不要因为缺少正确的销售和生产计划，让采购部门迅速办理，而要充分利用中MPS/MRP的自动规划的功能，以营业需求为源头，通盘规划生产计划和采购计划，让采购工作有序进行。

在采购过程中，采购部门必须考虑的关键项目是：

（1）价格；

（2）从供应商到工厂的距离；

（3）交货的及时性；

（4）影响报价的特殊因素；

（5）采购订单中的数量；

（6）供应商的稳定性和可靠性；

（7）供应商的创造性贡献；

（8）质量。

另外，采购职能还与企业的长期目标密切相关。尽管采购部门极少单独作出长期的战略决策，但是在以下长期的管理职能方面，采购部门应该发挥重要的作用： 

（1）新产品开发或产品的重新设计；

（2）产品价值分析；

（3）自制或外购的决策；

（4）产品定价；

（5）预测。

在中，采购管理是供应面的重要组成部分。经过MPS和MRP的自动规划，或者采购人员手动输入，产生规划性采购订单，经过承办单位审核后成为正式的采购订单，然后再据以执行（收料、检验、验收入库、结转应付帐款等），并控制其结果。

二．采购管理的系统功能与作业流程

下面以用友中“采购管理”和“进口管理”模块为例，说明采购管理的系统功能与作业流程。

1．采购管理的系统功能 

本系统是针对采购工作有关的规划、请购、锁定、审核、收料追踪、历史记录、结转应付帐款、采购订单关闭等作业的管理，协助采购部门有效地掌握各采购活动的讯息。

1. 采购订单的规划方式: 由产销排程或规划系统自动生成、或由使用者自行输入。
2. 已审核请购单可自动转为采购订单。
3. 供应商的历史交易往来资料记录。
4. 料品采购的询价资料记录。
5. 采购订单输入时，系统可以自动带出料品的询价或历史交易单价。
6. 采购订单请购、规划、锁定、审核、收料、验收、结转应付帐款、关闭等状态的追踪管理。
7. 采购订单逾期未交货料品资料追踪。
8. 请款作业处理: 验收单价的查核、验退单价的查核、请款明细资料打印。
9. 与财务系统集成，自动生成应付帐款。
10. 采购项目可分为: 库存品、非库存品（属代(暂)收费用之记录）。
11. 采购订单输入功能设定: 供应商地址、收货厂商、收货厂商地址、允收上/下限、付款条件、币别、税别、预定交货日、预定验货日、验收仓库、原因码等。